徐州工程学院经费报销管理办法

  为切实加强学校财务管理,规范支出报销行为,根据《高等学校财务制度》、《高等学校会计制度》、《徐州工程学院财务管理制度》等文件精神,结合学校实际情况,制订本办法。
  第一条 加强支出报销的票据管理,严格规范报销票据。
  (一)凡开具和取得的票据等凭证,须据实填写品名、单位、数量、金额等内容,不得涂改、挖补。凡从外单位取得的发票等原始凭证,须加盖填制单位财务印章或发票专用章,一式多联发票必须套写(套打)。无财税机关监制章,无财务印章或发票专用章,内容不明细,字迹或印章不清楚的票据,一律不予报销。
  (二)推行发票强制审核认证工作。根据《关于行政事业单位推行发票强制审核认证工作的通知》(徐财预[2014]35号)文件要求,财务处对发票的真伪通过“徐州税务发票查询系统”进行甄别,对不符合规定的发票不予报销。
  (三)票据报销日期必须在经济事项发生的合理期限内,原则上应在经济事项发生后的一个月内报销。除有明确规定的报销时间外,原则上不予报销期限超过当年的票据。
  (四)从境外取得的票据报销,须经校国际交流合作处翻译成中文并将外币金额换算成人民币金额。换算汇率采用票据取得时的人民银行汇率,若无法查询当时的汇率,则采用报销当日的汇率换算。
  (五)从外单位取得的票据如有遗失,应取得原开票单位的证明、存根联复印件或记账联复印件,并加盖财务印章或发票专用章,方可代作报销凭证。丢失火车票、汽车票的,执行《徐州工程学院差旅费管理办法》中的相关规定。
  (六)严格执行一事一报制度,确保发票内容与经济业务密切相关。一张支出审批单只处理一项经济业务,不得将不同业务票据贴在一张支出审批单上报销;不得将同类不同时点票据贴在一张审批单上报销。
  第二条 加强经费支出管理,增强节约意识。
  (一)严格执行《徐州工程学院招标管理办法(试行)》和《徐州工程学院大件、大宗货物采购办法(试行)》,对不按学校文件规定的招标项目范围和大件、大宗货物界定标准发生的经费支出,财务不予报销。
  (二)严格执行《徐州工程学院建设工程项目审计实施办法》。对未经审计部门(机构)审计的基建工程、修缮工程,财务不得办理结算手续。
  (三)严格执行《徐州工程学院差旅费管理办法》,各部门、各学院应加强对本部门工作人员出差活动和经费报销的内控管理,建立出差审批制度。报销差旅费需附《出差审批单》,无《出差审批单》不予报销差旅费。如因特殊情况紧急出差未能事先办理《出差审批单》的,应按相应审批权限口头提出申请,出差回来立即补办。
  (四)严格执行学校《关于规范公务接待招待的通知》,实行公务接待招待审批制度。公务接待费报销时,需凭餐饮发票、《公务接待审批单》按审批程序及金额报销。
  (五)严格执行《徐州工程学院办公用品集中采购管理暂行办法》,加强办公用品统一采购管理。为规范办公用品采购管理,保证日常办公需求,厉行节约,各部门办公用品采购实行统一采购制度,自行采购的办公用品,财务处不予报销。
  (六)加强学校零星维修支出管理,严格执行《徐州工程学院维修工程管理暂行办法》。零星维修支出报销时,须出具经审计部门(机构)审计的零星维修工程审计报告。
  (七)人事处统一扎口管理各部门、各学院津补贴、加班费、奖金及各种劳务费的发放。各部门、各学院不得使用上级专项拨款和学校预算经费发放本部门、本学院人员津补贴、加班费、奖金(专项奖励除外)及各种劳务费,不得发放有价证券和实物。
  (八)加强会议、学习、培训活动的管理。会议、学习、培训等活动发生的经费支出,报销时须附主办单位的会议通知或邀请函和正式票据。各类旅行社开具的票据不得作为会议、学习、培训、考察、调研等活动的报销凭据。
  (九)加强公务用车管理。各部门、各学院公务用车,由后勤服务中心安排,所需经费由各部门包干或专项经费列支;学校不允许私车公用,不得报销个人私车油费、过路过桥费、停车费、车辆维修费等;确需承租校外车辆办理公务的,需经分管校领导审批,报销时需提供合法租赁合同及规范发票。
  (十)加强固定资产采购管理。购入固定资产(一般设备单价在1000元及以上,专用设备单价在1500元及以上),须先由学校有关部门办理固定资产登记手续,持购物发票和验收入库单等票据到财务处办理报销手续,经招投标的项目应提供相应的合同。
  第三条 严格执行国家科研经费管理政策,规范科研经费使用。
科研经费报销时,经办人员应严格按《徐州工程学院科研经费管理办法》等文件规定,持经费本报销。
  (一)强化项目负责人责任制,加强项目预算、科研经费转拨、科研经费大额支出管理。项目负责人应对所承担项目经费的使用和管理负主要责任,对科研经费的使用及票据的相关性、真实性、有效性和合理性承担相应责任;项目立项后,项目负责人要及时做好经费预算,报科研处、财务处审批并在上述部门备案;科研经费转拨必须订立合同,不得借科研协作之名将科研经费挪作它用;严格大额科研经费支出审核和签字制度。
  (二)加强项目劳务费管理。劳务费预算应科学规范、实事求是的编制。编制发放单时要注明姓名、身份证号、工作内容及金额;必须发至本人个人银行账户或由本人签收,并依法缴纳个人所得税,不得由他人以任何理由代签。
  (三)加强科研活动支出管理。科研人员在开展科研活动过程中发生的支出,应与科研任务具有相关性,不得将无关的支出在科研经费中列支;必须取得真实、合法票据进行财务报销,不得使用假发票;必须按照实际开展的科研活动据实支出,不得虚构经济业务或通过非法手段取得票据套取科研经费。
  (四)加强科研经费购置资产的管理。严格执行国家资产管理的有关规定,凡使用科研经费购置与形成的固定资产和无形资产均属于国有资产,统一纳入学校资产管理,不得以任何方式隐匿、私自转让、非法占有或牟取私利,其处置应按照国家有关规定办理。购置实验材料,持相关票据及销售单位盖章的材料清单办理报销手续;科研人员对实验材料应建立健全完善的收、发登记制度,登记记录妥善保管,自觉接受有关部门监督检查;使用实验材料,形成固定资产的,按相关制度办理资产登记手续。
  (五)发生大额采购(包括设备和研究用耗材)行为,需按学校招投标有关规定办理,付款需通过财务处转账,不得以费用已支付为理由办理报销领款。
  (六)加强个人消费支出报销的管理。只有费用与科研项目直接相关且支出合理的个人消费才可以在科研经费中列支。科研经费中报销的差旅费,目的地要与任务相关。
  第四条 教研经费的使用按《徐州工程学院教育教学研究课题管理办法(试行)》等文件的规定,参照第三条执行。
  第五条 建立专人报账制度。各部门、各学院要指定一名经办人员负责本部门各种经费的报账结算工作,财务处只对指定报账人员办理本部门各种经费支出的结算业务。
  第六条 完善经费支出审批流程,明确经济责任。
  (一)学校各项经费单项业务支出在50万元以上(含,下同)的,须经校长审批;单项业务支出在100万元以上(基建经费支出500万元以上)的,须经校长办公会研究审批。
  (二)各行政及教辅部门的经费支出由部门主要负责人及分管该项目经费的副职共同签字审批,其专项经费单项业务支出超过5000元的,需经分管校领导审批。
  (三)各二级学院的经费支出实行党、政共同签字(二人以上)审批制度,即“双签制”。对上级专项拨款及学校预算经费的使用,单项业务支出在10000元以下的,属书记分管的业务活动经费支出,由书记和副书记签字;属院长分管的业务活动经费支出,由院长和副院长签字;10000元以上的经费支出由院长和书记签字。对有偿服务收入中的经费支出,由院长和书记签字。经费支出在30000元以上的,须经学院党政联席会议审批;单项业务100000元以上的,还须报分管校领导审批。
  学校划拨给二级学院的各项教学经费支出,除执行上述规定外,单项业务支出10000元以上的(实践教学经费无金额起点限制),需经教务处审批。
  (四)各部门的专项经费、各二级学院的教学经费及各类建设专项经费中列支的校外人员劳务费,包括外聘教师酬金、学术讲座费、评审费、稿费、咨询费等,报销时需经分管校领导审批。
  (五)各部门、各学院应严格按照有关规定明确经费列支渠道,包干经费不得挤占专项经费,教学经费各项目之间不得互相占用,不得突破学校下达的经费项目预算指标。
  (六)各部门、各学院对本部门、本学院经费支出的真实性、合理性及票据的合法性负全面责任,谁签字谁负责。
第七条 加强现金管理,推行无现金报账制度。
  (一)逐步推行公务卡结算制度。财务处不再办理个人借款业务,报销人员使用公务卡结算后,应在免息期内及时办理报销还款手续,如因报账不及时,超过了还款日期而产生的罚息、滞纳金等相关费用,由经办人本人承担。
  (二)对个别部门、学院因业务特殊需要,由财务处根据业务情况,每年年初核定一次备用金,由部门、学院报账员保管,用于日常零星现金支出,年度结账前结清。
  第八条 加强资金使用计划管理,按计划使用资金。
  各部门、各学院于每月20日前将下月资金使用计划报送财务处,未报送资金使用计划的,财务处将不能保证其资金的使用、报销款项的及时到账。专项经费的使用计划,需报分管校领导签字审批。
  第九条 加强暂付款管理。暂付款是指学校公务活动中发生的暂付、应收和预付的款项。学校从严控制暂付款项目和金额。暂付款只能用于教学、科研、行政、后勤等有关公务开支,不得用于除公务之外的个人借款;基建工程、维修工程、物资采购、图书采购等业务原则上无预付款;支付特殊业务的预付款(如预付水、电、汽、暖费,预付招生、考试费)时,除部门负责人签字外,还须经分管校领导签字,业务终了,经办人员应在10个工作日内持经审批的发票报账;前账不清,后账不借。
  第十条 对本校职工发放的各种津贴补贴、劳务费和学生发放的奖助学金等统一通过财务酬金系统发放到职工或学生的个人银行卡中,不得支付现金。支付外聘教师酬金、外聘人员学术讲座费、评审费、稿费、专家咨询费等劳务费时,要注明外聘人员姓名、单位、职称、联系电话等内容。
  第十一条 发生对公业务,须提供收款单位全称、开户银行及账号,办理银行转账。收款单位、发票开具单位与合同的签订方必须一致。当三者不一致时,财务处有权拒绝办理转账业务。
  第十二条 切实加强纪检监察、审计等部门对财务报销的监督检查。严肃财经纪律,对违规违法行为,依照有关规 !E任。
  第十三条 本办法自颁布之日起施行,原《关于财务报销的有关规定》(2008.3.20)同时废止,本办法由财务处负责解释。


徐州工程学院
2015年3月31日