关于规范行政公文的版头和发文字号的通知

相关部门、学院:
  为进一步规范我校行政公文管理,依照《党政机关公文处理条例》(中办发【2012】14号)和《教育部公文处理规定》(教办【2013】7号),现对我校行政公文的版头和发文字号作如下规定:
  一、行政公文版头及适用范围
  我校行政公文使用的格式版头包括:文件格式版头、函件格式版头和纪要格式版头。
  (一)文件格式版头
  我校使用的文件格式版头包括:《徐州工程学院》、《徐州工程学院文件》和《徐州工程学院院长办公室文件》。
  1.《徐州工程学院》版头用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或建议,答复上级机关的询问,向上级机关请求指示、批准。
  2.《徐州工程学院文件》版头用于贯彻党的路线、方针、政策,转发上级机关的文件,颁布学校重要规章制度,公布学校发展规划、年度工作要点和总结,公布机构设置或调整、人事任免、奖惩等重大事项,通知重要事项,批复下级机关的请示。
  3.《徐州工程学院院长办公室文件》版头用于徐州工程学院院长办公室根据授权,传达行政的决议或决定,答复下级机关的请示,转发上级机关的文件,批转下级机关的请示、报告,发布有关事项,向上级机关报告、请示工作。
  (二)函件格式版头
  我校使用函件格式版头包括:《徐州工程学院》、《徐州工程学院××(部门全称)》、《徐州工程学院××学院》和《徐州工程学院××(直属单位全称)》。
  1.《徐州工程学院》版头用于徐州工程学院根据需要以函的形式制发公文。
  2.《徐州工程学院××(部门全称)》、《徐州工程学院××学院》、《徐州工程学院××(直属单位全称)》版头用于学校机关各处、室,学校下属二级学院、直属单位向上级机关报告、请示工作,在职权范围内制发函、内部通知等公文,相互之间联系工作。
  (三)纪要格式版头
  我校使用的纪要格式版头包括《徐州工程学院院长办公会议纪要》和《徐州工程学院专题会议(行政会议)纪要》,用于记载和传达院长办公会议、专题会议(行政会议)情况和议定事项。
  二、发文字号
  发文字号由发文机关代字、年份和发文序号组成。机关代字一般由两个层次组成,第一个层次是发文机关代字,第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字。
  (一)以学校行政和校长名义发文使用徐工院发或如下机关代字:
  教务处主办………………………………徐工院教发
  人事处主办………………………………徐工院人发
  财务处主办………………………………徐工院财发
  学生处主办………………………………徐工院学发
  保卫处主办………………………………徐工院保发
  审计处主办………………………………徐工院审发
  科研处主办………………………………徐工院科发
  产业处主办………………………………徐工院产发
  招生就业处主办…………………………徐工院招就发
  后勤管理处主办…………………………徐工院后发
  基建处主办………………………………徐工院基发
  教学设备处主办…………………………徐工院教设发
  国有资产管理处主办……………………徐工院国资发
  改革发展办公室主办……………………徐工院改革发
  国际交流合作处主办……………………徐工院国交发
  离退休干部工作处主办…………………徐工院离退发
  学报编辑部主办…………………………徐工院学报发
  高教研究与评估中心主办………………徐工院教评发
  信息化中心主办…………………………徐工院信发
  图书馆主办………………………………徐工院图发
  继续教育学院主办………………………徐工院继教发
  创新创业教育学院主办…………………徐工院创教发
  后勤服务中心主办………………………徐工院服发
  (二)根据学校授权,以院长办公室名义发文使用徐工院院办发。
  (三)部门函件字号
  部门名义的公文一般采用函件形式,使用字号如下:
  院长办公室主办…………………………徐工院院办函
  教务处主办………………………………徐工院教函
  人事处主办………………………………徐工院人函
  财务处主办………………………………徐工院财函
  学生处主办………………………………徐工院学函
  保卫处主办………………………………徐工院保函
  审计处主办………………………………徐工院审函
  科研处主办………………………………徐工院科函
  产业处主办………………………………徐工院产函
  招生就业处主办…………………………徐工院招就函
  后勤管理处主办…………………………徐工院后函
  基建处主办………………………………徐工院基函
  教学设备处主办…………………………徐工院教设函
  国有资产管理处主办……………………徐工院国资函
  改革发展办公室主办……………………徐工院发改函
  国际交流合作处主办……………………徐工院国交函
  离退休干部工作处主办…………………徐工院离退函
  (四)学院(系)、直属单位的公文一般采取函件形式,编为“徐工院”加单位的代表字,使用字号如下:
  经济学院主办……………………………徐工院经济函
  教育科学学院主办………………………徐工院教科函
  体育学院主办……………………………徐工院体育函
  人文学院主办……………………………徐工院人文函
  外国语学院主办…………………………徐工院外语函
  艺术学院主办……………………………徐工院艺术函
  数学与物理科学学院主办………………徐工院数理函
  化学化工学院主办………………………徐工院化工函
  信电工程学院主办………………………徐工院信电函
  机电工程学院主办………………………徐工院机电函
  土木工程学院主办………………………徐工院土木函
  环境工程学院主办………………………徐工院环境函
  食品(生物)工程学院主办……………徐工院食品函
  管理学院主办……………………………徐工院管理函
  马克思主义学院主办……………………徐工院马院函
  学报编辑部主办…………………………徐工院学报函
  高教研究与评估中心主办………………徐工院教评函
  信息化中心主办…………………………徐工院信函
  图书馆主办………………………………徐工院图函
  继续教育学院主办………………………徐工院继教函
  创新创业教育学院主办…………………徐工院创教函
  后勤服务中心主办………………………徐工院服函
  以上自发布之日启用,原行政公文的版头和发文字号停止使用。若存在不解之处,院长办公室吴晓楠同志负责解释,联系电话:83105021。

 
徐州工程学院院长办公室
2016年5月16日