各单位：
根据《徐州工程学院落实“三重一大”制度实施办法》《徐州工程学院党委常委会议事规则》《徐州工程学院校长办公会议事规则》精神，为切实规范做好党委常委会、校长办公会会前、会中、会后各项工作，确保会议高效有序进行，现就有关事项通知如下：
一、会议时间安排
党委常委会、校长办公会原则上每两周召开一次，一般安排在周二上午召开。
二、会前准备工作
（一）议题征集
1.所有议题在提交党委常委会、校长办公会研究审议前，必须经充分调研、论证，与相关职能部门充分沟通，形成比较成熟的方案、意见或建议后，方可提交。
2.议题文字材料应清楚描述提交上会的问题和事项，有两个或两个以上方案提交会议研究的，应对方案利弊做明确说明，并有倾向性意见供会议参考。
3.涉及专业性、技术性较强的议题，需经过专家论证（风险评估）和技术、政策、法律咨询，并请相关部门列席会议。
（二）议题文核
党委办公室、校长办公室负责议题收集并严格文核把关。对文核把关中发现的问题，由党委办公室、校长办公室提出修正意见反馈给议题提出单位修改。文核把关的主要内容有：
1.议题是否符合议事范围；
2.议题提议程序是否符合要求；
3.议题文本及相关材料规范是否符合要求。
各单位提交的《党委常委会议题征集表》《校长办公会议题征集表》和文字材料经党委办公室、校长办公室议题文核后，报分管校领导（常委）审核签字，再报书记、校长审定是否上会。
（三）材料提交
审定上会的议题材料由申报单位负责印制，并于会议召开前1天报党委办公室、校长办公室，材料电子版一并报送。除特殊紧急议题以外，未按照申报时限要求，逾期申报的议题暂不安排上会。
三、会中相关工作
（一）汇报要求。议题汇报要精简扼要、条理清晰，一般按照议题基本情况、会前酝酿情况、需要会议决定的事项或存在的问题、建议解决方案等四个方面简明扼要地阐述。议题汇报一般不超过5分钟，重要议题汇报不超过10分钟。
（二）会议决定。会议实行一事一议。参会人员围绕议题充分发表意见，经认真讨论意见基本一致后，由书记、校长归纳总结，形成会议决定。
（三）会议记录。会议记录由党委办公室、校长办公室安排专人负责。会议记录要做到“五明确”，即：决策事项、决策范围、决策形式、决策程序、决策结论要明确。
四、会后相关工作
（一）会议纪要。会后党委办公室、校长办公室根据记录整理形成会议纪要，经书记、校长签发后印发校领导班子成员。
（二）贯彻执行。会议形成的决议，必须严格遵守，坚决执行，不得擅自改变。党委办公室、校长办公室负责督导决议落实执行情况。
（三）材料归档。每年年底，党委办公室、校长办公室安排专人将议题征集表、议题材料、会议记录、纪要等资料整理后移交档案馆归档。
五、会议纪律要求
1.参会人员按照会议通知的时间、地点，携带好会议材料，提前候场。除非有变动，原则上不发第二次通知。
2.参会人员对会议涉及保密事项，应严格遵守保密规定，任何个人未经允许，不得擅自对外公开。会议内容或会议材料有保密要求的，由党委办公室、校长办公室做好材料发放和回收等工作。
党委办公室 校长办公室
2024年3月28日
